Rapport d'Activité

DRSM Île-de-France 2016

FONCTIONS SUPPORTS

Ressources humaines

De nouveaux métiers au Service médical

Les difficultés de recrutement de médecins-conseils particulièrement criantes en Île-de-France, où environ un quart des postes sont vacants, nous ont amenés à réfléchir à des solutions pour pallier cette difficulté. Nous avons posé devant chacune de nos activités une réflexion sur le partage des tâches avec les auxiliaires médicaux. Dans le cadre de l'expérimentation Cnamts, 20 infirmières du Service médical (ISM) ont été recrutées et partagent les tâches avec les médecins. Dans le domaine du contrôle de la tarification à l'activité et sur le même modèle que l'hôpital, les premiers techniciens de l'information médicale sont arrivés dans nos services, et enfin, dans le coeur de métier, il a été proposé de raccourcir la durée de la convocation pour la prestation arrêt de travail en confiant à des personnes formées à la relation clients la tâche d'information et d'accompagnement de l'assuré social dans son parcours médico-social. 41 conseillers service Assurance Maladie (CSAM) ont ainsi été recrutés et formés pour réaliser ces tâches. Ces premières expériences se poursuivent et sont prometteuses. Elles représentent un enrichissement des équipes et un enjeu de travail collaboratif à mettre en perspective avec les questions de qualité de vie au travail que nous nous posons.

Par ailleurs, 40 Conseillers Assurance Maladie (CAM) Prado ont été recrutés et ont pris leurs fonctions au sein des Unités Opérationnelles Prado mises en place en février 2016.

La création de ces nouveaux métiers a été accompagnée par la direction des ressources humaines : des formations à la prise de fonction et des parcours d’intégration ont été organisées.
La DRH a également favorisé les mobilités internes. Ainsi, 13% des personnels administratifs ont pu bénéficier d’une mobilité en 2016 notamment grâce à la création des emplois de Conseiller Assurance Maladie Prado, de manager opérationnel Prado, de Conseiller Service de l’Assurance Maladie, de CSAM référent et de gestionnaire contentieux - technicien de l’information médicale.

Installation des instances représentatives du personnel propres au Service médical

Le décret du 9 décembre 2015, qui pose le principe du rattachement du personnel administratif des DRSM à la Cnamts, a permis de mettre en place des instances représentatives du personnel (IRP) de droit commun au sein des différents établissements de la Cnamts, conformément aux obligations légales.

Au mois d’avril, les salariés des DRSM ont été sollicités afin de voter pour les représentants du personnel au Conseil d’administration de la Cnamts. Fin novembre, la DRSM Île-de-France a organisé les élections du Comité d’établissement (CE) et des Délégués du personnel (DP). Pour la première fois, le personnel a pu élire ses propres représentants du personnel au Comité d’établissement et ses délégués du personnel. Dans le cadre de ces élections, un dispositif de vote par correspondance et de vote à l’urne a été mis en place.
Les premières séances de ces deux instances se sont tenues dès la fin de l’année. L’installation d’instances représentatives communes aux personnels administratifs et aux praticiens-conseils a permis la mise en œuvre d’un dialogue social unique sur les projets qui concernent l’ensemble du personnel de la DRSM.

Révision des activités gérées par le pôle ressources et rémunération

En prévision de la mise en œuvre du projet Travail en réseau de l’Assurance Maladie (TRAM) en 2017, le pôle ressources et rémunération s’est inscrit dans une démarche de centralisation des activités de gestion administrative et d’accompagnement des salariés de la DRSM Île-de-France tout au long de leur carrière par la mise en place d’une nouvelle offre de service. En effet, avec le transfert de la gestion de la paie au Centre national de la gestion de la paie (CNGP) d’Aquitaine en juillet 2017, l’équipe a revu son organisation et intégré de nouvelles missions :

  • la gestion des visites médicales, en lien avec les services de santé au travail interentreprises,
  • la reprise de certaines activités précédemment effectuées en échelon local telles que le contrôle du respect des règles du protocole horaire variable,
  • la gestion des habilitations avec Passeport,
  • le développement de la prévention de l’absentéisme, etc.

Une fois le basculement effectif, l’équipe du PRR reste le référent paie en interne et joue le rôle d’intermédiaire entre les salariés de la DRSM Île-de-France et le CNGP d’Aquitaine.

Zoom

Baromètre social institutionnel

Le baromètre social institutionnel (BSI) est un outil de mesure du climat social proposé par l’Ucanss aux organismes de la Sécurité sociale depuis 2009. Il permet aux salariés de s’exprimer sur leur niveau de satisfaction au travail et leurs attentes. C’est également un moyen pour la direction de disposer d’une information régulière sur l’évolution du climat social (il est proposé tous les deux ans) et de mieux connaître le ressenti des salariés quant à l’impact des projets mis en œuvre. Les questions posées mesurent le ressenti des salariés sur les thèmes suivants : travail au quotidien, fonctionnement du service, management, formation et rémunération, information, perception de la direction, perception du dialogue entre la direction et les représentants du personnel, avenir professionnel et attentes, qualité de vie au travail, niveau d’information.

En mars 2016, les salariés de la DRSM Île-de-France ont été invités à participer à ce baromètre. Les réponses obtenues ont été communiquées à chaque organisme à la fin de l’année 2016. En 2017, la DRSM Île-de-France a décidé de mettre en place des actions concrètes afin de répondre aux attentes et aux besoins exprimés.

Création d’une commission Qualité de vie au travail

Dans le cadre du projet d’établissement, un groupe de travail a fait le bilan du plan d’actions 2015 sur la Qualité de vie au travail (QVT) et élaboré un nouveau plan pour la période 2016-2017. Une des premières actions mises en place a été la création d’une commission Qualité de vie au travail. Pilotée par le chef de projet QVT du projet d’établissement et par la sous-directrice en charge des ressources humaines, elle est composée de salariés volontaires ayant présenté leur candidature et représentant les différents métiers et départements de la DRSM Île-de-France, d’une chargée de mission RH et d’une chargée de communication.
Réunie chaque trimestre, elle est désormais chargée :

  • de suivre la mise en œuvre du plan d’actions,
  • d’identifier de nouvelles actions à déployer,
  • de faire des préconisations à la Direction en matière de QVT.

Expérimentation de la formation cohésion d’équipe

Cette formation, réalisée au sein d’un collectif de travail, vise à comprendre et intégrer les principes de la dynamique d’équipe, à repérer les obstacles à la cohésion d’équipe et à définir des règles pour réussir en équipe durablement. Elle permet également aux participants de se situer au sein de leur équipe. La formation cohésion d’équipe s’inscrit dans une démarche d’amélioration collective menée au sein de la DRSM Île-de-France.
En 2016, huit sessions d’une durée d’une journée ont été organisées, soit une équipe par échelon et 93 personnes ont été formées. A l’issue de cette formation, les équipes devaient avoir réalisé ou initié un livrable, type charte d’équipe, permettant de fixer les bonnes pratiques à adopter.
Les retours de cette formation étant très satisfaisants, la DRSM Île-de-France a décidé de poursuivre le dispositif en y apportant quelques modifications. La formation cohésion d’équipe sera de nouveau proposée en 2017 sous un format plus long (2 jours avec une intersession), une préparation en amont renforcée et la réalisation de livrables et de plan d’actions. Plusieurs sessions seront organisées dans les échelons locaux ainsi qu’à l’ERSM.

Informatique

Pôle Qualité/Sécurité/Plan d’équipement informatique

Afin de faciliter et d'encourager les échanges, malgré l'éloignement géographique, la DRSM a développé la vidéo conférence. Le service informatique a ainsi équipé 27 sites et pris 27 licences individuelles.

Afin de sécuriser les matériels de communication nomades, le moyen d’authentification des utilisateurs a été renforcé grâce à l’utilisation d’une calculette délivrant un mot de passe à chaque nouvelle connexion au réseau. Au total, ce sont 98 calculettes qui ont été déployées.

Le projet Mercure (Messagerie Rénovée de Communications Unifiées pour le Réseau d'Entreprise) qui prévoyait la rénovation de la messagerie électronique et de l’agenda a été mis en œuvre au cours du troisième trimestre 2016. L’ensemble des collaborateurs de l’Assurance Maladie a basculé vers une nouvelle messagerie électronique : Outlook 2010.
En juin, l’équipe projet locale s’est familiarisée avec l’outil afin de préparer l'accompagnement des utilisateurs.
De septembre à octobre 2016, la phase de découverte a été étendue à l'ensemble des utilisateurs qui se sont approprié l’interface grâce à une version test de leur nouvelle messagerie et à la mise à disposition de guides d'utilisation et de didacticiels.
En novembre 2016 le service de messagerie/agenda Outlook a ouvert.

Pôle Développement

Le service informatique s’est vu doté d’un nouvel outil de développement, le starter kit PHP, fourni par la Cnamts. Cet outil permet de créer des applications de tous types, locales comme nationales. Il intègre en base les modules permettant de gérer la sécurité, la charte graphique, les tableaux, etc.
Deux applications ont été développées avec cet outil : Conso ALD et l'application sur les molécules onéreuses.

Pôle Support

Au cours de l’année 2016,  le pôle support a été particulièrement sollicité :

  • 333 vacations ont été consacrées à des déménagements notamment pour les ELSM 92, 94 et 95.
  • 342 vacations ont été consacrées au déploiement de matériels informatiques, notamment pour l’ERSM et l’ELSM94.
  • 11 029 demandes ont été traitées suite à des dysfonctionnements matériels et logiciels. 9090 d’entre elles l’ont été dans un délai de 7 jours au plus.

Études, analyses et statistiques

Un service créateur d’outils

Les profils

En 2016, le service EAS a été particulièrement actif dans la production d’outils pour les échelons locaux, notamment sur des supports utilisés dans le cadre des rencontres entre les professionnels de santé et les délégués de l’Assurance Maladie (Dam) ou lors des échanges confraternels avec les praticiens-conseils. Ainsi, pour la campagne d’échanges menée auprès des forts prescripteurs d’EPO*, des profils individuels de prescription ont été réalisés en collaboration avec le pôle RPS. De même, pour la campagne visant les prescripteurs d’arrêts, des profils ont été créés pour les professionnels très à l’écart des bornes hautes des fiches repères.
D’autres profils existants ont également été revisités, tels que le profil de synthèse médecin généraliste sur lequel a été ajoutée sa patientèle par tranche d’âge à ses prescriptions médicamenteuses (diabète, antibiotiques, anxio-hypnotiques et antithrombotiques). Repris pour alimenter le module EFFIRA soins de ville, ce profil a également été partagé avec d’autres régions.
Plus largement, un gros travail d’adaptation des requêtes (initialement écrites sous Erasme et désormais sous SNIIRAM-DCIR) a été réalisé pour élargir les données des profils établissements PHEV régionaux aux résultats inter-régimes. Le service a par ailleurs apporté une aide à la DCGDR pour la conception des profils sur le thème des transports chez les dialysés.

Les autres supports

Outre la conception de profils, le service EAS a été sollicité pour participer à l’élaboration de méthodes de ciblage, comme par exemple pour la sélection des professionnels de santé de la campagne EPO. Ce fut le cas également pour la campagne d’échanges réalisée sur les arrêts post-opératoires, avec un travail sur le choix des indicateurs et leur pertinence. L’outil dédié aux « molécules onéreuses » a quant à lui servi au ciblage pour toutes les DRSM des établissements à sensibiliser suite au décret des radiations partielles de certaines molécules.
Le service a aussi accompagné les équipes du contrôle contentieux en proposant aux échelons locaux des dossiers types pour chacun des professionnels de santé entrant dans le ciblage national de la campagne de contrôle des chirurgiens orthopédistes.
Parmi les outils mis à disposition en 2016, le service a fait preuve d’innovation en faisant appel aux cartographies dynamiques - outil qui fournit une densité géographique par communes, cantons, etc. - pour le suivi des thèmes Prado maternité, chirurgie orthopédique et Insuffisance cardiaque et permet de mettre à disposition les profils établissements dans la même interface.

Coté CPR2A, de nouveaux indicateurs de production en lien avec le référentiel national de processus IJ ont été requêtés dans les bases de données de l’Assurance Maladie pour alimenter les tableaux de suivi. L’équipe a également été impliquée dans le groupe de travail national sur la simplification du contrôle ALD a posteriori et a été en première ligne pour la finalisation des requêtes nationales de ciblage ainsi que pour l’élaboration de l’outil diffusé dans toutes les DRSM.
Enfin, plusieurs travaux ont donné lieu à la rédaction d’études et de synthèses mises en ligne dans  l’intranet Toutenclic. C’est le cas de l’étude sur les IRM, du point sur les IJ payées en temps partiels thérapeutiques, de l’étude des transports chez les dialysés, de l’étude sur les arrêts de six nouvelles fiches repères et d’un bilan sur les thérapies ciblées dans le traitement oral des cancers.

*Hormone initialement destinée aux insuffisants rénaux ou aux patients souffrant de graves anémie mais pouvant être utilisé comme un médicament dopant.

Sécurité du système d'information

L’année 2016 a été marquée par un travail de remise à plat des circuits des habilitations et de leur gestion, en référence aux textes réglementaires. Ce recensement des règles et des bonnes pratiques ainsi que la formalisation des règles à appliquer, par l’intermédiaire de notes de services, n’avaient jusqu’à présent pas été effectué.

De la même manière, plusieurs lettres-réseau relatives à la sécurisation des projets et des systèmes d’information par la conduite d’une analyse de risques ont été déclinées sous la forme d’une note de service commune.

Projet développé et déployé en collaboration avec le service informatique régional, la mise en place d'une nouvelle arborescence sur les serveurs de proximité des échelons locaux fait suite à constat préoccupant : des failles de sécurité en termes de droits d’accès existent au sein du réseau. Constatées au moment de la migration ADN (Active directory national, l’annuaire centralisé sur lequel s’appuie l’ensemble des accès au système d’information), ces failles ont permis de lancer une réflexion sur la façon de sécuriser le système d’information.  La proposition d’une arborescence identique sur chaque serveur local est née après un état des lieux des pratiques. Le changement de serveurs prévu début 2016 a constitué une opportunité pour mettre en place cette arborescence dans les échelons locaux. Sa conception a été menée par le service informatique en concertation avec 3 échelons et les pôles d’activité régionaux. Plus pratique, uniformisée, la nouvelle arborescence a été testée par l’échelon local de l’Essonne avant d’être étendue progressivement. Son déploiement se poursuit.

Plan de continuité des activités

La présentation du manuel de conformité à la direction régionale répond à l’un des objectifs phares de la Cnamts : regrouper sur une application tous les supports et contacts en lien avec le plan de continuité des activités (PCA) dans le but de réagir au mieux en cas de survenance d’un sinistre majeur, tout en assurant le maintien des activités prioritaires.

En juin 2016, de fortes intempéries ont provoquées des inondations successives de plusieurs sites de l’échelon de Seine-et-Marne. Un plan de continuité des activités a immédiatement été déclenché afin de faire face à la fermeture de 3 sites. Certains agents ont été accueillis sur les sites restés ouverts afin d’assurer la continuité de service.

Ce sinistre a eu un impact organisationnel fort sur les équipes concernées et a pu être surmonté grâce à un travail transversal mené entre les différents services au niveau local et régional. Cela a permis de faire évoluer les procédures en place.

Documentation

Nombre de demandes d'articles de presse en Île-de-France et province

6 750 articles de la revue de presse ont été envoyés

Nombre de demandes de recherches en Île-de-France et province

60 demandes de recherches ont été traitées

Nombre des demandes des sommaires des revues

244 demandes ont été traitées

Nombre d'abonnements


50 abonnements gérés

Responsabilité sociétale des organisations

Flotte automobile

Total :45véhicules

dont
39 produisent moins de 110g/km de CO2 3 produisent entre 110 et 130g/km de CO2 1 produit entre 130 et 190g/km de CO2 2 produisent plus de 190g/km de CO2


82,22% de véhicules essence 17,78% de véhicules diesel

Les véhicules diesels en location longue durée des échelons locaux ont été remplacés par un parc en achat de véhicules essences selon les directives de la Cnamts.

    

Déplacements professionnels

345 428 kmparcourus avec la flotte automobile
soit 61 122,79 kg/CO2


3 984 kmparcourus en avion
soit 1 167,31 kg/CO2


105 558 kmparcourus avec les véhicules personnels
soit 26 706,17 kg/CO2


217 777 kmparcourus en train et métro
soit 1 219,55 kg/CO2


Déplacement domicile/travail en voiture :6 359 855 kmparcourus soit 160 9043,33 kg/CO2

Déplacement domicile/travail en transport :1 169 931,84 kmparcourus soit 7 955,54 kg/CO2

Recyclage des déchets

25,34tonnes de papier et carton recyclés 0,288tonne de déchets d'activité de soins recyclés (amalgames dentaires, risques infectieux) 0,263tonne de déchets de consommables informatiques recyclés (cartouches, toners) 5,2tonnes de DEEE recyclés (équipements informatiques et de télécommunication, matériel d'éclairage, appareils ménagers,... 1,62tonne de déchets d'ameublement recyclés (bureau, armoire,...) 4 876 €de dépenses liés à l'enlèvement et au traitement des déchets


Consommation de papier

10 940ramettes consommées soit 25,59 tonnes 4,6tonnes d'enveloppes consommées
  

Diversité

91,67%de femmes chez les employés 77,15%de femmes chez les cadres 85,98%de femmes chez les managers 67,33%de femmes chez les praticiens-conseils

Réunions à distance

29salles dédiées à la visioconférence 1équipement individuel de vidéo-conférence installé


Marchés

50%des marchés de plus de 20 000 € intègrent une clause environnementale